不管是在何种规模的公司企业,会议是必不可少的一个环节。而在顺利进行会议前我们要做的事情就是会议策划,以避免任何细小的疏漏。对于企业来说,每一场活动都是有预算的,根据活动的性质其预算的计算方法也是不一样的。那么我们在进行会议策划的时候要了解哪些知识呢?我们要了解相关知识以便我们会议顺利进行。希望下文内容可以帮助到大家。

1、会议的筹备工作

(1)根据会议规模,确定接待规格

(2)发放会议通知和会议日程

会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称、会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。

会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。

(3)选择会场

选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:

:大小要适中。

第二:地点要合理。

第三:附属设施要齐全。

第四:要有停车场。

(4)会场的布置

一般大型的会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。

(5)准备会议资料

会务组应该准备有关会议议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。会议前的接待礼仪。

(6)会前检查

这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。

(7)提前进入接待岗位

签到:设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台备有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。

引座:签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议开始前几分钟再到主席台就座。

接待:与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。

2、会议中的服务礼仪

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

3、会后服务:

(1)会议结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作

组织活动会议结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。

(2)清理会议文件

根据保密原则,回收有关文件资料。

(3)整理会议纪要

1、交通费用

2、会议室的费用

3、住宿费用

4、餐饮费用

5、杂费

1、会议目标:决策型会议比较适宜采用决议事项的程序化强的方式,研讨型会议应充分抢到与会人员发表意见,采取开放的形式展开充分讨论。宣传教育型的会议则应该要考虑如何增强宣传的效果。传达精神型会议则应考虑扩大传达面的形式。

2、会议性质:决策型会议比较严肃,一般采用程序严格、庄严的会议形式。研讨型会议则可以采用开放一些的会议形式。