大型的会议接待任务,需要完善落实到每个细节,这些都需要专业的团队来完成,方案和经费是一场会议接待是否能顺利进行的关键;经费的规划要明确,在执行中要把握好成本,做到少花钱、办好事的原则;下面详细介绍一下.

1、接待对象和接待缘由

会议的接待对象类别众多,包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员 (正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等.有以政府代表团名义来访的,也有联合组团参加的,还有的是以个人身份参会、参展、参观.每一种接待方案一定要写清楚具体的对象.同时还要简要说明为何接待,即接待的缘由、目的和意义.

2、接待规格

接待规格包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时.主办方出面接待人员的身份以及主办方安排的食宿标准等.对于重要客人,主办方应安排"一对一"接待(即由专人全程跟陪同).

3、接待内容

接待内容包括迎送礼仪、食宿安排、宴请、看望、翻译服务、娱乐招待、参观游览、票务等方面.

4、接待日程

接待方案应写明各项接待活动的日程安排.

5、接待责任

接待方案应写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责.如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组.分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作.

6、接待经费

写明与会者的食宿和交通的费用安排,有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出.涉外会议活动还包括一定数量的礼品费.对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容.

1、明确预算规划

首先要对整个活动策划进行评估,要规划具体的明细预算.包括几个项目,每个项目要花多少钱,每一个项目应该要达到什么样的要求.罗列出来清单,使这一些费用更加的清晰化.

2、制定预算方案

在做预算方案时,西安活动策划公司会考察市场价格行情,包括场地费用、活动不止人工费、现场酒水费、参加活动嘉宾费等.实地考察之后,将这些费用列入方案中进行评估.

3、项目执行

活动策划是一个大工程,其中包括很多细节,都要做好分组预算.并且在执行过程中,要把控好成本.尽量花少钱办好事,将每一个项目有清晰的清单落实到位.

4、活动规模大小

活动策划是一个项目,不像零售商品可以明码标价,而且由于活动类型丰富多样.活动规模大小不一,因此活动策划实施执行,需要根据客户不同的需求.活动实行的目的和所要达到的效果,根据活动的规模、制作流程、活动内容、舞台效果、媒介资源、演艺资源、所需设备等具体内容才能核算出具体的价格.

5、评估核算

每策划一场活动,都会对项目成本进行评估核算.确保活动能够完美呈现,让主办方满意.

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